Uma reunião de 15 minutos...

Há dias atrás, numa destas tecnologias, um ex-colega e amigo contou-me que desde que tinha saído de uma empresa cá em ilha para ir lá para fora, nunca mais as reuniões de trabalho tinham durado a eternidade que cá duram; no caso dele, duram normalmente cerca de 15 minutos.
Dá que pensar ... só 15 minutinhos ...
Mas é toda uma cultura e hábitos de gestão diferentes que culminam no belo número de minutos de uma reunião.
Há cerca de um ano atrás, confirmando ou antecipando isto mesmo, na Formação de Formadores, o Formador tinha dito também que as boas reuniões preparam-se de antemão, não é algo que cai do céu as trambolhões, como é hábito na ilha esperarmos...
Mas afinal o que é uma boa reunião? E como se prepara?
Uma boa reunião não é mais do que o encontro de duas ou mais pessoas com vista a decidirem sobre algo. Não é o que normalmente se encontra: amena cavaqueira, desabafo de opiniões sobre terceiros, local de insultos, troca de experiências, acções de (de)formação(?), etc ...
Para que a reunião decorra no mínimo tempo possível, há que desenvolver acções preparatorias:
- Escrever e distribuir o objectivo da reunião;
- Distribuir tarefas pelos participantes da reunião (com tempo para cada uma);
- Distribuir material de leitura aos participantes: relatórios, artigos, notas, etc;
- Marcar hora de inicio e duração da reunião;
Como devem estar a concluir, cá nesta ilha à beira mar plantada é pouca a malta que cumpre metade destas coisas; bem tinha razão Júlio César que para lá dos Pirenéus há um povo que nem se governa, nem de deixa governar (atenção que, salvo erro, não disse qual era o povo...).
Ora contribuem para este estado de alma cá na ilha vários factos mundanos que todos junto foram uma panóplia de hábitos difíceis de mudar. Vejamos o que temos por cá:
- adoramos chegar em cima da hora ou dez minutos atrasados aos nossos compromissos;
- não fazemos um plano de acções de forma a controlarmos as tarefas na sua exequibilidade e completude;
- gostamos de nos pormos em bicos de pés para dizermos que somos bons em alguma coisa, só para sermos melhor que o vizinho do lado, apesar de não percebermos nada da poda;
- a navegação à vista, enquanto der resultados, é o nosso melhor método;
- achamos que desenrascamos tudo no ultimo momento;
- achamos que uma palmadinha nas costas e algo de "força, estou contigo", motiva qualquer um;
- quando a tarefa é complexa e muito complicada (ou não sabemos fazer) é melhor assobiar para o lado e fingir que não é nada connosco (deixa andar).

Bom, conclusão, quando chegamos às reuniões, dado que nada foi feito como deve ser, acontecem as coisas que sabemos: discussões, quem é responsável, o que fez, o que falta fazer, etc, etc. Portanto, o problema está na gestão corrente das nossas tarefas do dia-a-dia e não no simples facto da reunião demorar uma tarde inteira.
Quando há problemas é notório que, não há preparação, as tarefas ficam normalmente a meio e adoramos experimentar a transmissão de pensamento; isto provoca que cada um de nós ande sempre em modo "Bombeiro" em constante emergência, correndo de um lado para o outro, praguejando a cada momento; nada é pensado do princípio ao fim, apenas numa óptica de navegação à vista e quando é muito complicado vamos a Fátima ou chutamos para o vizinho do lado ...